Внедрение 1С и Автоматизация кассы

Project Details

CLIENT

DATE

IN

SKILLS

LINK

PROJECT DESCRIPTION

В декабре 2015 года мы разработали и успешно внедрили весьма полезный проект: «рабочее место кассира». За что, собственно говоря, получили благодарность от заказчика.

Очередной проект окончен, можно поделиться опытом и рассказать подробней о том, как можно экономить средства и оптимально использовать рабочее время на предприятиях.

 

Почему вообще возникает необходимость в такой работе?

Приём денег напрямую от контрагентов осуществляется кассирами вручную, при помощи фискального аппарата, калькулятора, ручки и бланка для заполнения принятия платежа (дата, контрагент, номер договора, накладной, сумма). Какие негативные моменты влечёт за собой такая работа?

Даже если бухгалтерией для учёта платежей используется какая либо программа (1С Предприятие, Excel или другая), по окончании дня или на следующий день данные всё равно должны внести в программу для учёта задолженностей, прибыли и т.д. То есть, если эти платежи «разносит» бухгалтерия, это лишние пару часов загруженности (время, конечно, зависит от количества контрагентов). Если эти данные вносятся сразу кассирами (программа используется вместо распечатанного бланка), риск человеческого фактора всё равно остаётся значителен. То есть, кассир, в случае наплыва контрагентов/торговых, может просто ошибиться. Внести не на того клиента сумму, не верно внести её. На самом деле, как бы кассиры не заполняли эти данные вручную, на бланк или в программу, риск ошибки всё равно остаётся очень велик в силу загруженности и, скажем прямо, подготовки кадров.

Ежемесячная отчётность. Каким бы способом и кем бы ни вносились данные, если это делается вручную, опять же, возможны ошибки. Второй момент, сколько времени понадобится бухгалтерии на то, чтобы свести все данные и закрыть все ежемесячные отчёты? Это уже не час-два в день, а скорее всего, несколько дней.

В итоге, автоматизируя всего лишь один процесс вашего бизнеса, вы получаете существенное снижение трудозатрат персонала (особенно актуально в предприятиях, где бухгалтеры и кассиры частенько задерживаются на работе), кроме того, ещё и минимизируете ошибки.

«Выражаю благодарность за высокий уровень выполненных работ по автоматизации учёта и обучения персонала. Результатом внедрения проекта стало увеличение скорости обработки информации, что уменьшило размер дебиторской задолженности в 10 раз по сравнению с прошлыми периодами», — Плужник Дмитрий, директор «Арена-Н» ООО

Что с этим делать?

Из нашего опыта:

Автоматизация приёма платежей с помощью дополнительной обработки в программе предприятия. Принцип работы такой программы – автоматический вывод на экран всех необходимых данных для кассира и опять же, автоматическая проведение документов и распечатка документа о принятии денег. Фактически, после нажатия одной-двух кнопок, оплата сразу же попадает в программу и единственная проверка, которая требуется, это сверка кассы с итоговой суммой в конце дня, которая уже высвечивается в программе. К слову, такие программы очень популярны среди многих торговых предприятий.

Второй момент, который возможно реализовать, это привязка к штрих кодам. Подходит больше для тех предприятий, у которых действительно большая загруженность. То есть, для тех предприятий, через кассы которых в день проходит близкое к максимальному (по возможностям персонала и техническому оснащению) количеству клиентов, документов или товаров.

Как вы думаете, почему в крупных предприятиях приходят к тому, что реализуют товарооборот или обслуживание клиентов с привязкой к штрих коду? Потому, что это ещё один момент, который стоит не так дорого как кажется, но он существенно снижает количество ошибок и даёт возможность без найма дополнительного персонала, к примеру, содержать в порядке ваш склад или документацию.

Естественно, каждый руководитель задаст вопрос «Во сколько мне это обойдется?»

Для примера возьмем некое предприятие, в котором даже близко ничего подобного нет. То есть, даже компьютеров. Начнем укомплектовывать одно рабочее место кассира.

В первую очередь, нам понадобятся:

Стоимость этого комплекта может варьироваться в зависимости от торговых марок и новизне оборудования.

Следующий шаг, это создание всех необходимых обработок и отчётов. То есть, сама оплата труда программиста и проект-менеджера. Не сочтите за рекламу, но по личному опыту знаю, что для таких проектов (да и не только для них), лучше не экономить, а нанимать не только программиста, но ещё и указанного мной выше специалиста.

Причины тут две. Во-первых, хороший проект-менеджер берёт на себя все организационные моменты (конечно, в пределах его полномочий) по внедрению проекта. Во-вторых, как показывает практика, для клиента дешевле сперва оговорить все тонкости проекта с ним и заплатить ему за тех.задание, которое тот уже напишет для программиста, чем по три раза обсуждать всё с программистом. И дело тут не в том, что программисты плохие, а в том, что чаще всего, у клиента и программиста совершенно разные способы мышления и им сложно правильно донести друг до друга нужную информацию. По тем же причинам, проект-менеджер экономит огромное количество времени руководителю предприятия.

 Для автоматизации программного обеспечения, вам (точнее, программистам) нужно будет реализовать несколько задач: 

Если вы работаете в опте, то полностью автоматизировать начисление «к оплате» не получится. С другой стороны, в программе уже Будут расходные накладные и самого начисления вам делать не придётся, так как в 1С есть автоматическое ведение финансовой ситуации по клиенту/договору. Если у вас ещё нет такого документа (то есть, вы с ним не работаете или вообще только переводите предприятие на 1С), то понадобится стартовая настройка специалиста и возможно, доработка каких-то мелочей.
В случае же со сферой услуг, при том, что из месяца в месяц сумма «к оплате» конкретного клиента не меняется (или меняется редко), можно сделать автоматические начисления раз в месяц на каждого клиента. Это значительно сэкономит рабочее время и минимизирует возможные ошибки. Реализовать данный момент можно обработкой по начислению «к оплате» для клиентов, которая будет автоматически создавать нужные Вам документы, по которым уже будет высчитываться в 1С сама сумма «к оплате». То есть, основная идея в том, чтобы по максимуму использовать встроенные и уже имеющиеся возможности 1С Предприятия. Не к чему придумывать велосипед.

Если говорить о функционале рабочего места кассира, основная задача такой обработки – это вывести на экран данные о долге контрагента, все необходимые данные по нему (ФИО, реквизиты, сумма к оплате и пр., в зависимости от специфики работы предприятия); сделать создание и проведение документа оплаты; вывести на печать чек, приходно-кассовый ордер, и при этом работать так, чтобы пользователю пришлось как можно меньше использовать мышку с клавиатурой.

Ясно, что вывести чёткую сумму, в которую обойдется работа специалистов по внедрению, сложно, потому что она во многом зависит от программного обеспечения и от пожеланий заказчика. Но, скорее всего, эта работа выйдет даже дешевле, чем комплектация рабочего места.

Естественно, все затраты просчитываются индивидуально для каждого клиента.

Если уж смотреть на то, что вы внедряете эту систему единожды и на длительный период (пару лет так уж точно, а может и все пять-десять) и высчитывать экономию времени, ресурсов и минимизацию ошибок персонала… думаю, комментарии излишни.



Яндекс.Метрика